Om in aanmerking te komen voor een Voorfinanciering en/of Garantstelling moet u aan de volgende algemene voorwaarden voldoen:
- U organiseert een internationaal meerdaags congres in Nederland waarbij kennisoverdracht centraal staat
- De organisatie van het congres is in handen van een partij met aantoonbare ervaring in het organiseren van een dergelijke bijeenkomst. Vaak wordt er gewerkt met een Professional Congress Organiser (PCO), maar dat is niet verplicht.
- Uw aanvraag moet minimaal 8 maanden voor aanvang van het congres bij ons in behandeling zijn.
- Uw aanvraag wordt in behandeling genomen als we een sluitende begroting ontvangen.
- Bij de organisatie van een hybride congres dient >50% van de deelnemers fysiek aanwezig te zijn.
Specifieke aanvullende voorwaarden Voorfinanciering
De stichting VGF wenst een (sluitende) congresbegroting en liquiditeitsbegroting te ontvangen.
De aanvraag dient vergezeld te zijn van:
- Een goede beschrijving van het congres:
- De naam van het congres
- De datum van het congres
- De congreslocatie en plaats
- Geschiedenis van het congres
- Het programma/vooraankondiging en de leden van het organisatiecomité
- Een kopie stichtingsakte of uittreksel van de Kamer van Koophandel, waaruit blijkt wie namens de organisator vertegenwoordigingsbevoegd is
De hoogte van het voorfinancieringsbedrag is afhankelijk van zowel de grootte van het congres, als van de liquiditeitsbegroting.
De lening dient voor aanvang van het congres in zijn geheel aan het VGF te zijn terugbetaald middels een automatische incasso.
Specifieke aanvullende voorwaarden Garantstelling
De Stichting VGF wenst een definitieve, sluitende en gedetailleerde begroting te ontvangen. In deze begroting mag de garantie niet zijn opgenomen.
Met deze begroting is eveneens het definitieve inschrijfgeld en het definitieve programma vastgesteld.
De aanvraag dient vergezeld te zijn van:
- Een goede beschrijving van het congres:
- De naam van het congres
- De datum van het congres
- De congreslocatie en plaats
- Geschiedenis van het congres
- Het definitieve programma/vooraankondiging en de leden van het organisatiecomité
- Een kopie stichtingsakte of uittreksel van de Kamer van Koophandel, waaruit blijkt wie namens de organisator vertegenwoordigingsbevoegd is
Het maximale risico dat met de garantstellingsregeling kan worden afgedekt, is afhankelijk van de grootte van het congres. Bij de beoordeling spelen de volgende factoren een rol: het aantal te verwachten deelnemers, de omvang van de begroting, het break even point (in relatie tot het aantal te verwachten deelnemers), het programma, de historie van het congres en de mogelijkheid en aanwezigheid van sponsoring.
De definitieve begroting kan slechts worden gewijzigd na overleg met het VGF.
Indien er door een tegenvallend aantal deelnemers – na het opmaken van de verifieerbare, definitieve exploitatierekening van het congres – nog betalingsverplichtingen bestaan die niet met eigen financiële middelen kunnen worden voldaan, zal het VGF tot de vastgestelde garantiehoogte het tekort afdekken.
Het garantstellingscontract dient uiterlijk zes maanden voor aanvang van het congres te zijn ondertekend door de organisator (een vertegenwoordiger die tekenbevoegd is) en de penningmeester van het VGF.
