Het idee voor het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) ontstond in de jaren tachtig.

Het initiatief hiervoor kwam van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC). NBTC wilde met andere partijen een fonds oprichten om wetenschappers te stimuleren die overwegen een internationaal, meerdaags congres in Nederland te organiseren. Het bureau zocht samenwerking met de Vereniging Nederlandse Congres- en Vergaderbelangen (nu CLC Vecta), het ministerie van Economische Zaken en een twintigtal organisaties uit de congresbedrijfstak. In 1986 leidde dat tot de oprichting van de Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds Internationale Congressen Nederland, afgekort VGF.

Het huidige bestuur van het VGF bestaat uit de volgende leden:

  • Eric Bakermans

    NBTC

    Bestuurslid

  • Philip van der Wees

    Radboud

    Bestuurslid

  • Sander de Hoop

    SdH Event Management

    Bestuurslid

  • Maurits van der Sluis

    RAI Amsterdam

    Penningmeester

  • Carola van der Hoeff

    International Pharmaceutical Federation

    Voorzitter

  • Atty van der Schoot

    Directeur

Voorfinanciering

In aanloop naar het congres heeft een organisator te maken met verschillende aspecten waarvoor kosten worden gemaakt. Daarbij valt te denken aan de kosten voor het oprichten van een stichting, een aanbetaling voor de accommodatie en kosten voor het maken van marketingtools, zoals een brochure, first announcement of website.

Aangezien de inschrijfgelden pas in een later stadium worden ontvangen, is het voor organisatoren niet altijd mogelijk deze aanloopkosten te financieren. Via het voorfinancieringsgedeelte van het VGF kan aan deze initiële kosten worden voldaan.

Congresorganisatoren kunnen bij het VGF een kosteloze en renteloze lening aanvragen; een soort subsidieregeling voor congressen. De hoogte van de lening is gemaximeerd op € 90.000 én afhankelijk van de grootte van het congres en de liquiditeitsprognose.

Garantie

Een congresbegroting kent een kostenkant en de opbrengstenkant. Voor de kosten geldt een beperkt risico, omdat congresorganisatoren kunnen profiteren van kennis, ervaring en een stabiele congresinfrastructuur die de congresbedrijfstak biedt.

De opbrengstenkant daarentegen is minder solide. Het leeuwendeel van de inkomsten (los van wellicht bepaalde sponsorinkomsten) zal moeten voortkomen uit de registratiegelden van de deelnemers. Daar zit voor organisatoren het grootste risico. Valt het aantal betalende deelnemers tegen, dan zal dat drukken op de inkomsten en daarmee op de congresbegroting.

Om dit risico te minimaliseren biedt het VGF de mogelijkheid tot een garantstelling. Een soort van congresverzekering of evenementenverzekering, waarmee een congresorganisatie kan waarborgen dat het congres, ondanks tegenvallende deelnemersaantallen, kan doorgaan. De hoogte van de garantstelling is gemaximeerd op € 90.000 en afhankelijk van een aantal aspecten, zoals grootte van het congres, de historie van het congres, de eventuele aanwezigheid van sponsoring en de omvang van de begroting. Bovendien geldt dat de begroting vakkundig opgesteld moet zijn.