Het fonds

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) is een stimuleringsfonds dat al ruim 25 jaar bestaat en is een initiatief van het Nederlandse Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC).

Het idee voor het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) ontstond in de jaren tachtig. Het initiatief hiervoor kwam van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC). NBTC wilde met andere partijen een fonds oprichten om wetenschappers te stimuleren die overwegen een internationaal, meerdaags congres in Nederland te organiseren. Het bureau zocht samenwerking met de Vereniging Nederlandse Congres- en Vergaderbelangen (nu CLC Vecta), het ministerie van Economische Zaken en een twintigtal organisaties uit de congresbedrijfstak. In 1986 leidde dat tot de oprichting van de Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds Internationale Congressen Nederland, afgekort VGF.

Het huidige bestuur van het VGF bestaat uit de volgende leden:

Atty van der Schoot – Directeur
Carola van der Hoeff (International Pharmaceutical Federation) - Voorzitter
Maurits van der Sluis (Amsterdam RAI) – Penningmeester
Sander de Hoop (SdH Event Management) – bestuurslid
Professor Willem van Mechelen (VUMC) – bestuurslid
Eric Bakermans (NBTC) - adviseur

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) is bedoeld om organisatoren van internationale, meerdaagse congressen in Nederland meer financiële zekerheid te geven. Het fonds helpt congresorganisatoren om opstartkosten en andere financiële risico’s af te dekken en dient als stimulans om congresinitiatieven van de grond te krijgen.

Het VGF combineert twee afzonderlijke regelingen; een Voorfinancieringsregeling en een Garantstellingsregeling. De twee regelingen kunnen afzonderlijk of in combinatie worden gebruikt.

Voorfinanciering

In aanloop naar het congres heeft een organisator te maken met verschillende aspecten waarvoor kosten worden gemaakt. Daarbij valt te denken aan de kosten voor het oprichten van een stichting, een aanbetaling voor de accommodatie en kosten voor het maken van marketingtools, zoals een brochure, first announcement of website. 

Aangezien de inschrijfgelden pas in een later stadium worden ontvangen, is het voor organisatoren niet altijd mogelijk deze aanloopkosten te financieren. Via het voorfinancieringsgedeelte van het VGF kan aan deze initiële kosten worden voldaan. 

Congresorganisatoren kunnen bij het VGF een kosteloze en renteloze lening aanvragen; een soort subsidieregeling voor congressen. De hoogte van de lening is gemaximeerd op € 90.000 én afhankelijk van de grootte van het congres en de liquiditeitsprognose. 

Garantie

Een congresbegroting kent een kostenkant en de opbrengstenkant. Voor de kosten geldt een beperkt risico, omdat congresorganisatoren kunnen profiteren van kennis, ervaring en een stabiele congresinfrastructuur die de congresbedrijfstak biedt.

De opbrengstenkant daarentegen is minder solide. Het leeuwendeel van de inkomsten (los van wellicht bepaalde sponsorinkomsten) zal moeten voortkomen uit de registratiegelden van de deelnemers. Daar zit voor organisatoren het grootste risico. Valt het aantal betalende deelnemers tegen, dan zal dat drukken op de inkomsten en daarmee op de congresbegroting.

Om dit risico te minimaliseren biedt het VGF de mogelijkheid tot een garantstelling. Een soort van congresverzekering of evenementenverzekering, waarmee een congresorganisatie kan waarborgen dat het congres, ondanks tegenvallende deelnemersaantallen, kan doorgaan. De hoogte van de garantstelling is gemaximeerd op € 90.000 en afhankelijk van een aantal aspecten, zoals grootte van het congres, de historie van het congres, de eventuele aanwezigheid van sponsoring en de omvang van de begroting. Bovendien geldt dat de begroting vakkundig opgesteld moet zijn.