Algemene voorwaarden

Het VGF voorziet in een gratis lening en een goedkope verzekering. Om hiervoor in aanmerking te komen, dient uw congres aan een aantal voorwaarden te voldoen.

Algemene richtlijnen VGF

  • Het VGF is er voor organisatoren van internationale, meerdaagse congressen in Nederland waarbij kennisoverdracht het uitgangspunt is. Het congres dient tenminste twee dagen te duren, gerekend vanaf de dag waarop volgens het programma de eerste werkvergadering plaatsvindt.
  • Het congres dient te worden georganiseerd door een partij die aantoonbare expertise heeft in het organiseren van een internationaal, meerdaags congres. Vaak wordt dit gedaan met behulp van (of door) een Professional Congress Organiser (PCO). 
  • De financiële verantwoordelijkheid voor het congres dient in principe te zijn ondergebracht in een afzonderlijke stichting ter organisatie van dat congres, zonder winstoogmerk. Andere rechtsvormen zijn ook mogelijk.
  • De aanvragen kunnen worden ingediend bij de directeur van de Stichting Voorfinancierings- & Garantiefonds. 
  • De overeenkomst is geldig vanaf het moment dat zowel de organisator (een vertegenwoordiger die tekenbevoegd is) als de penningmeester van het VGF het contract hebben ondertekend.
  • Het bestuur van het VGF behoudt zich het recht voor om een aanvraag af te wijzen om redenen die de financiële positie van het Fonds betreffen.

Additionele voorwaarden voorfinanciering

  • De stichting VGF wenst een congresbegroting en liquiditeitsbegroting te ontvangen die is opgesteld door een partij die aantoonbare expertise heeft in het organiseren van een internationaal, meerdaags congres. Vaak wordt dit gedaan met behulp van (of door) een Professional Congress Organiser (PCO). 
  • De hoogte van het voorfinancieringsbedrag is afhankelijk van zowel de grootte van het congres, als van de liquiditeitsbegroting. Het maximumbedrag dat als voorfinanciering kan worden verstrekt is € 90.000.
  • De lening dient voor aanvang van het congres in zijn geheel aan het VGF te zijn terugbetaald middels een automatische incasso.
  • De aanvraag kan tot ongeveer acht maanden voor de startdatum van het congres worden ingediend en dient vergezeld te zijn van: 
    • Een goede beschrijving van het congres: naam, datum, accommodatie en plaats, programma/vooraankondiging, leden van het organisatiecomité
    • Een kopie stichtingsakte of uittreksel van de Kamer van Koophandel, waaruit blijkt wie namens de organisator vertegenwoordigingsbevoegd is
    • Een voorlopige, sluitende begroting
    • Een liquiditeitsprognose

Additionele voorwaarden garantiefonds

  • Tot acht maanden voor aanvang van het congres moet een definitieve, sluitende, gedetailleerde begroting worden ingediend. In deze begroting mag de garantie niet zijn opgenomen. Met deze begroting is eveneens het definitieve inschrijfgeld en het definitieve programma vastgesteld.
  • Het maximale risico dat met de garantstellingsregeling kan worden afgedekt, is afhankelijk van de grootte van het congres. Bij de beoordeling spelen de volgende factoren een rol: het aantal te verwachten deelnemers, de omvang van de begroting, het break even point (in relatie tot het aantal te verwachten deelnemers), het programma, de historie van het congres en de mogelijkheid en aanwezigheid van sponsoring. Het maximale bedrag dat als garantie kan worden verleend is € 90.000.
  • De definitieve begroting kan slechts worden gewijzigd na overleg met het VGF.
  • Het VGF berekent aan de organisator een premie van 2,5 procent van de door het VGF verstrekte garantie.
  • Indien er door een tegenvallend aantal deelnemers - na het opmaken van de verifieerbare, definitieve exploitatierekening van het congres - nog betalingsverplichtingen bestaan die niet met eigen financiële middelen kunnen worden voldaan, zal het VGF tot de vastgestelde garantiehoogte het tekort afdekken.
  • De aanvraag voor het verstrekken van een garantie dient uiterlijk acht maanden voor aanvang van het congres schriftelijk te worden ingediend en dient vergezeld te worden van:
    • Een goede beschrijving van het congres: naam, datum, accommodatie en plaats, definitieve programma, leden van het organisatiecomité
    • Een kopie stichtingsakte of uittreksel van de Kamer van Koophandel, waaruit blijkt wie namens de organisator vertegenwoordigingsbevoegd is
    • Een definitieve, sluitende, gedetailleerde begroting
  • Het garantstellingscontract dient uiterlijk zes maanden voor aanvang van het congres te zijn ondertekend door de organisator (een vertegenwoordiger die tekenbevoegd is) en de penningmeester van het VGF.